FAQ von DFC DIALOG
Wie reiche ich Spesen ein?
Die Einreichung der Spesen erfolgt per E-Mail (für das Spesenformular und die digitalen Belege) und per Post (für die papiernen Belege). Das Spesenformular gibt es als PDF-Dokument, welches du hier herunterladen kannst oder auf Nachfrage auch von deiner Teamleitung erhältst. Das Dokument ist auf der ersten Seite mit ausfüllbaren Feldern versehen. Nutze zum Ausfüllen am Computer oder auf dem Smartphone bitte eine entsprechende App, z. B. Adobe Acrobat Reader (https://get.adobe.com/de/reader/). Beachte: Angefallene Originalbelege auf Papier müssen nach wie vor postalisch verschickt werden (siehe unten).
So reichst du deine Spesen richtig ein:
- Nummeriere die Belege und schreibe die Nummer an den Anfang des Dateinamens; bei Papierbelegen schreibe die Nummer VOR dem Scannen per Hand auch auf den papiernen Beleg.
- Schreibe auf die Belege jeweils deinen Namen und deine Mitarbeiter*innen-Nummer sowie ggf. weitere Informationen, z. B. Kennzeichen und km-Stand bei Tankquittungen.
- Fotografiere alle Papierbelege mit der App „Adobe Scan“; die App kannst du über https://www.adobe.com/de/acrobat/mobile/scanner-app.html herunterladen.
- Fülle das Spesenformular vollständig, richtig und leserlich aus, im besten Fall digital an einem Computer oder am Smartphone. Die einzelnen Spalten bedeuten:
– Beleg-Nr. – Die Nummerierung deiner Belege aus Punkt 1
– Belegdatum – Datum, an dem die Kosten angefallen sind
– Kostenart – Es werden folgende Kostenarten unterschieden: Anreise, Abreise, Porto, Tanken, Motivation, Sonstiges
– Betrag – Höhe der Kosten mit zwei Nachkommastellen, z. B. 3,00 €
– Bemerkung – Gib ggf. eine Bemerkung an, z. B. das Passwort bei einer Motivation oder „Porto für Spesenbrief“ - Sende sowohl alle digitalen Belege (z. B. Rechnung der Bahnfahrt) als auch alle digitalisierten Papierbelege (z. B. Tankquittung) zusammen mit dem ausgefüllten Spesenformular gebündelt in einer E-Mail an spesen@dfc-dialog.de. Als Betreff gibst du „Spesen“ und deine Mitarbeiter*innen-Nummer an.
- Stecke alle Papierbelege und ggf. das ausgedruckte, ausgefüllte Spesenformular in einen Briefumschlag und sende ihn per Post als Briefsendung (KEIN Einschreiben) ausreichend frankiert an:
DFC DIALOG GmbH
Spesen
Torstraße 178
10115 Berlin
Hier ist ein Beispiel eines korrekt ausgefüllten Spesenzettels:
